ビジネスに関わる方であれば、誰しもが一度は経験したことがあるメールの誤送信。些細なミスとして終わる場合もあれば、大きなビジネスリスクにつながる可能性もあります。
添付ファイルの扱いなどでPPAPのような方式も生み出されましたが、今はPPAP自体を廃止したり、ブロックする流れになっています。そうなると別なソリューションが必要になるでしょう。
今回はメールの誤送信を防止するソリューション・サービスをまとめて紹介します。
メール誤送信防止ソリューション | サイバーセキュリティ
ゲートウェイ方式で導入でき、クライアントなどでの設定が不要となっています。メールの一時保留、第三者承認などによって誤送信を防止できます。また、添付ファイルをダウンロードURLにしたり、Zip暗号化した添付ファイルへの変換も行えます。
メール誤送信防止ソリューション | サイバーセキュリティ | クロス・ヘッド株式会社
Active! gate（アクティブゲート）
送信メールの一時保留、添付ファイルの暗号化やWebダウンロード、Bcc強制変換、送信拒否、時間差配信、上司承認、アンチウイルスといった機能があります。各機能は必要に応じて組み合わせられます。
Active! gate（アクティブゲート）｜株式会社クオリティア
CipherCraft/Mail
AIによる誤送信検知機能を備えたメールサービスです。過去のインシデント情報をベースに、メール誤送信を起こしやすい行動パターンを分析しています。それによってルールや人によるチェックだけでは気付きづらい誤送信を検知できるとのことです。
メール誤送信防止対策 | メールセキュリティのCipherCraft/Mail
Mail Defender
メールを一定時間送信保留することで、送信者が気付いた時にキャンセルできる仕組みを提供しています。複数人の宛先に対して送信する時には、自動的にBCCへ移動させることでアドレス漏洩を防止します。他にも検閲により、上長承認や上長のアドレス自動追加と言った機能があります。
統合メールセキュリティソリューション｜Mail Defender
メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能 for Google Workspace
Google Workspace向けに提供されるサービスです。管理者ポリシーの上、メール内容をチェックします。Toに数十件のアドレスがあると警告を出す、メール文面をチェックして送信を行わせないと言った機能があります。
サテライトオフィス・メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能 for Google Workspace | Google Workspaceの事ならサテライトオフィス
メールZipper
添付ファイルを自動的にクラウドへアップロードし、メール自体にはURLを送信します。これによって取り返しのつかない添付ファイル付きメールを防止できます。他に設計条件によるメール破棄、自己承認機能、送信の一時保留、上長承認、上長のアドレス追加などの機能があります。
メール添付ファイルをクラウドに自動アップロード・送付｜メールZipper
@Securemail Plus
送信の一時保留に加えて上長承認機能があります。また、私用アドレスへの転送防止、添付ファイルのダウンロードURL化、自動BCC化などの機能があります。
@Securemail Plus クラウド型メールセキュリティ
IIJセキュアMXサービス
誤送信を防止するための機能に加えて、迷惑メールやランサムウェアの防止と言ったメールフィルタリング機能があります。誤送信防止系としては送信保留、上長承認、キーワードや添付ファイルに応じた制御が可能です。
IIJセキュアMXサービス クラウド上でメールセキュリティを強化・対策
Outlook関連
「Outlook」での誤送信を防ぐには？ 簡単にできる2つの防止策 - 残業を減らす！Officeテクニック - 窓の杜
Web版のOutlookで手軽にできる設定を紹介しています。最大10秒間メールの送信を保留できるそうです。多くの場合、メール送信ボタンを押した直後に誤送信に気付きますので、10秒あれば十分と言えそうです。
「Outlook」での誤送信を防ぐには？ 簡単にできる2つの防止策 - 残業を減らす！Officeテクニック - 窓の杜
WISE Alert
Outlookアドインとして提供されます。送信時に宛先、差出人、添付ファイルなどの情報を確認します。また、BCCに入れるべき宛先がToやCCに入ったまま送信しようとすると警告メッセージを出します。Outlookアドインのため、サーバー側の環境を問わず利用できます。
メール 誤送信対策は 「WISE Alert」 ｜ AIによるメール 監査・監視/IoTデータベースなら｜株式会社エアー
おかん for Outlook (Outlook Okan)
Outlookアドインとして導入する誤送信防止ソリューションです。指定時間の送信保留、送信前に宛先などの確認を表示、ホワイトリストによるチェック不要化、キーワードベースの送信警告、自動BCC変換などがあります。アドインなので、個別に導入できるので手軽です。
おかん for Outlook (Outlook Okan) -無料のOutlook誤送信防止アドイン-
FlexConfirmMail
フリーウェアで提供されるOutlookアドインです。社外の宛先を見やすく、社内と社外で分けてメールの宛先を表示します。添付ファイルの一覧も表示されるので、内容を再チェックした上でメールの送信を行います。
FlexConfirmMailプロジェクト — FlexConfirmMail
Google Chrome機能拡張
GMailSend Address Checker
送信元、TO/CC/BCC、件名、添付ファイルが一覧で表示されるポップアップが出ます。内容を確認の上、OKボタンを押すとメール送信されます。
GMailSend Address Checker - 誤送信防止 - - Chrome ウェブストア
Gmail送信前チェッカー
送信前にTO/CC/BCCをポップアップ表示します。その内容を確認した上で、あらためて送信ボタンを押すとメール送信されます。
誤送信防止ツール for Gmail
宛先のチェック&件数チェック、件名の入力漏れチェック、ドメイン単位でのホワイトリスト、添付ファイルチェック、一定時間の送信保留などの機能が提供されます。
Google Chromeの拡張機能で、Gmailの誤送信を防止するアドオン | CooKai クーカイ｜株式会社ピーエスシー
S.誤送信防止（メール/SNS)
サテライトオフィスの契約が必要で、Google Workspace向けに提供される機能拡張です。管理者ポリシーに沿ってメールの内容やSNSの利用範囲をチェックします。SNSについてはGoogle+が想定されているので、現在は不要でしょう。
S.誤送信防止（メール/SNS) - Google Workspace Marketplace
Gmail™ 誤送信チェッカー with 文賢
文賢と連携して利用するGoogle Chrome機能拡張です。別途文賢とのライセンス契約が必要です。本文の校閲や推敲を支援してくれる機能があります。ライセンスがない場合には宛先、件名のチェックリストが表示されます。
Gmail™ 誤送信チェッカー with 文賢 - Chrome ウェブストア
Safety for Gmail™
メール送信前の宛先をチェックします。ドメイン外の宛先が複数指定されている場合には、警告画面が表示されます。有償版にすることで、警告画面の表示や添付ファイルの警告などをポリシーとしてカスタマイズできます。
Safety for Gmail™ - Chrome ウェブストア
まとめ
ソリューションとしてはメールゲートウェイとして動作するタイプと、OutlookアドインやGoogle Chrome機能拡張として動作するものに分かれるようです。個別インストールするのは企業一括で導入するのが難しいので、ゲートウェイ型の方が手軽かも知れません。
大きな企業でない場合には、アドインや機能拡張でも十分でしょう。Google Workspace Marketplaceにて配信されているものは、一括適用も可能なものがありますので、チェックしてください。
メールは便利な反面、些細なミスによって大きな損害につながる可能性も秘めています。万一のことがないよう、注意して運用してください。